Кваліфіковані електронні підписи (КЕП) необхідні будуть від усіх учасників процесу перевезення: замовника, вантажовідправника, вантажоодержувача, експедитора.
Тобто, КЕП повинні бути в осіб-представників учасників вантажних перевезень, що відповідальні за здійснення господарських операцій на кожному етапі перевезення.
Щонайменше має бути один підпис (КЕП) від учасника, але є можливість накласти КЕП двом і більше представникам учасника. Наприклад, від імені вантажовідправника документ можуть підписати комірник, бухгалтер та директор.